Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk regelement van IJsclub IJsvermaak Oldemarkt

Algemene bepalingen

  1. De vereniging genaamd IJsclub IJsvermaak Oldemarkt, is bij notariële akte opgericht op 31 oktober 1887 te Oldemarkt.
  2. De IJsclub IJsvermaak Oldemarkt is gevestigd aan Slootland 41 8375 CK te Oldemarkt.
  3. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op 6 december 1979.
  4. De vereniging stelt zich ten doel, het doen beoefenen en het bevorderen van de schaatssport, alles in de breedste zin des woord.

 

Het bestuur

De voorzitter is onder meer belast met:

  1. De algemene leiding van het bestuur.
  2. Het erop toezien dat alle bestuursleden de hun bij het huishoudelijk reglement opgelegde werkzaamheden naar behoren verrichten.
  3. Het leiden van bestuurs- en algemene vergaderingen.
  4. Het onderhouden van externe contacten.
  5. Het coördineren van de activiteiten binnen de ijsclub in algemene zin.
  6. Het opstellen van de het jaarverslag en doet dit in overleg met de secretaris en penningmeester.
  7. Het opstellen van de agenda van een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering en doet dit in overleg met de secretaris.
  8. Het werven van vrijwilligers voor de ijsbaan en andere bijkomende activiteiten.
  9. Onvoorziene werkzaamheden.

De secretaris is onder meer belast met:

  1. Het bijhouden van de notulen en actielijst van de bestuursvergadering en algemene ledenvergadering.
  2. Het ervoor zorgdragen dat de notulen en actielijsten verspreid worden onder de bestuursleden.
  3. Het aankondigen van vergaderingen, bijeenkomsten, verkiezingen en stemmingen.
  4. Het voeren van de correspondentie en het in archief houden van kopie of origineel van alle door hem of haar verzonden brieven en van alle ontvangen brieven, voor zover deze niet behoren tot de taken van een ander bestuurslid.
  5. Het opstellen van het jaarverslag en doet dit in overleg met de voorzitter.
  6. Het opstellen van de agenda van een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering en doet dit in overleg met de voorzitter.
  7. Het in archief houden van statuten en huishoudelijk reglement.
  8. Het aanpassen van het huishoudelijk reglement.
  9. Het up-to-date houden van het ledenbestand en doet dit in overleg met de penningmeester.
  10. Het beheren van het mailaccount en sociale media.
  11. Onvoorziene werkzaamheden.

De penningmeester is onder meer belast met:

  1. De inning en het beheer van gelden van de vereniging.
  2. Het bijhouden van de boekhouding.
  3. De financiën van de IJTT worden door de penningmeester van IJsclub IJsvermaak geregeld.
  4. De verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie van de automatische incasso.
  5. Het up-to-date houden van het ledenbestand en doet dit in overleg met de secretaris.
  6. Het voeren van correspondentie over financiële zaken en het in archief houden van kopie of origineel van alle door hem of haar verzonden brieven en van alle ontvangen brieven, voor zover deze betrekking hebben op de financiën van de vereniging.
  7. Het opstellen van een financieel jaarverslag.
  8. Onvoorziene werkzaamheden.

 

Dagelijks bestuur.

Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen gedelegeerd worden.
Het dagelijks bestuur behoudt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taken.

 

IJsmeester

  1. De ijsmeester is verantwoordelijk voor het meten van ijsdiktes op de ijsbaan aan Slootland 41 en op het open water t.b.v. toertochten mede georganiseerd door IJsclub IJsvermaak Oldemarkt.
  2. De ijsmeester meet de ijsdikte op vaste plaatsen of op de aanwezige zichtbare zwakke plekken in het ijs en neemt deze zwakke plekken mee in het meetplan.
  3. De ijsmeester rapporteert de ijsdiktes van de ijsbaan en open water aan het dagelijks bestuur van de ijsclub. Een uitzondering kan zijn dat de ijsmeester ook rechtstreeks rapporteert aan een toertocht organisatie.
  4. De ijsmeester overlegt met het dagelijks bestuur wanneer het voldoende veilig is om de ijsbaan te openen.
  5. De ijsmeester overlegt met het dagelijks bestuur wanneer het voldoende veilig is om op het openwater een toertocht te kunnen laten te verrijden.
  6. De ijsmeester is verantwoordelijk voor het afzetten van wakken of zwakke plekken op de ijsbaan en op het open water.
  7. De ijsmeester is verantwoordelijk voor de veiligheid van de ijskwaliteit en blijft dit het hele ijsseizoen monitoren.

 

Ledenvergadering

  1. Ieder jaar wordt er begin november een algemene ledenvergadering gehouden.
  2. De uitnodiging met de agenda wordt digitaal via mail, of per brief verzonden aan de leden.

 

Bestuursvergaderingen

  1. De bestuursvergaderingen vinden bij toerbeurt plaats bij de bestuursleden thuis of in de ijsbaangebouwtje.
  2. In december wordt een jaarplanning gemaakt voor de bestuursvergaderingen en wie de vergadering voorziet van een hapje en drankje.
  3. Alleen wanneer noodzakelijk wordt van deze jaarplanning afgeweken.
  4. De bestuursvergaderingen starten om 19.30 uur en eindigen rond 21.30 uur.
  5. De bestuursleden krijgen geen onkostenvergoeding voor koffie, koek enz.

 

Financiën

  1. De IJsclub IJsvermaak Oldemarkt houdt minimaal € 3000,- op rekening (reserve) voor vervanging en onderhoud.
  2. De contributie voor de leden wordt zo lang mogelijk op het huidige niveau gehandhaafd. Dit betekent voor een gezinskaart € 10,- en voor alleenstaand € 5,-.
    Het boekjaar loopt van 1 november tot 31 oktober.

 

Baanonderhoud

  1. Eind november wordt de baan onder water gezet.
  2. Begin maart gaat het water van de baan, zo nodig later.
  3. Het grasgewas van Slootland 41 wordt verhuurd/verkocht om schapen te hoeden, met als doel het grasgewas zo kort mogelijk te houden en stevige structuur in de grond aan te brengen.
  4. Vlak voordat de baan onder water gezet wordt, zorgt de huurder/koper dat het grasgewas kort is.
  5. Bij onvoldoende beweiding dient de huurder het grasgewas met enige regelmaat te maaien. Indien hier niet aan voldaan wordt zal het bestuur de huurder hierop aanspreken. Wordt na schriftelijk verzoek hier nog niet aan voldaan, dan is het bestuur gerechtigd om een nieuwe huurder te zoeken.
  6. Wanneer nodig wordt er onderhoud gepleegd aan gebouwen, terras en ijsbaan.

 

Vrijwilligers/helpers

  1. De ijsbaan wordt tijdens openingstijden bemand door vrijwilligers en zo mogelijk bestuursleden.
  2. De vrijwilligers-coördinator benadert de vrijwilligers die op de lijst staan voor bezetting van het ijsbaanhokje.
  3. De vrijwilligers-coördinator zorgt voor toezicht op de vrijwilligers.
  4. De vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor controle of men lid is en voor de veiligheid en orde op de ijsbaan.
  5. Gelden van de koek en zopie worden aan het einde van de dag ingeleverd bij de vrijwilligers-coördinator, of anders indien men dit heeft afgesproken.
  6. Aan het begin van het schaatsseizoen krijgen alle vrijwilligers een bedankbrief en een uitnodiging voor de jaarvergadering.
  7. Tijdens de avond openingstijden is minimaal één bestuurder van de IJsclub IJsvermaak Oldemarkt aanwezig. Deze draagt zorg voor het goed achterlaten van de ijsbaan. Dit betekent baanvegen, scheuren dichten organiseren en uitvoeren en afsluiten van ijsbaan.
  8. De vrijwilligers- coördinator zorgt voor voldoende brandstof voor de machines.

 

IJsselhammer Toer Tocht

  1. Eén van de bestuursleden heeft zitting in de IJsselhammer Toer Tocht en vertegenwoordigt daarin onze vereniging. De coördinatie berust bij dit bestuurslid, tenzij anders is afgesproken.
  2. Deze coördinatoren kunnen een beroep doen op de middelen, bestuursleden en vrijwilligers van de IJsclub IJsvermaak Oldemarkt.

 

Materieel

  1. Vlak voor het schaatsseizoen worden de veegmachines nagekeken door enkele vrijwilligers.
  2. De machines dienen elke dag na het gebruik schoongemaakt te worden.
  3. De brandstoftanks dienen elke dag na gebruik afgevuld te geworden.
  4. De machines mogen alleen bestuurd worden door het bestuur aangewezen vrijwilligers.
  5. Vrijwilligers hebben recht op een onkostenvergoeding, mits deze goedgekeurd is door het bestuur.
  6. Voor het vervoer per auto van middelen, of ander gebruik, kan men € 0,20 cent per kilometer declareren. Om in aanmerking te komen voor kilometervergoeding dient voor de rit contact opgenomen te worden met het dagelijks bestuur tenzij het dagelijks bestuur de opdrachtgever is. De penningmeester zal na goedkeuring van de declaratie de onkosten uitbetalen.

 

Declaratie

  1. Vrijwilligers hebben recht op een onkostenvergoeding, mits deze goedgekeurd is door het bestuur.
  2. Voor het vervoer per auto van middelen, of ander gebruik, kan men €0,20 cent per kilometer declareren. Om in aanmerking te komen voor kilometervergoeding dient voor de rit contact opgenomen te worden met het dagelijks bestuur tenzij het dagelijks bestuur de opdrachtgever is. De penningmeester zal na goedkeuring van de declaratie de onkosten uitbetalen.

 

Roken

  1. Roken is niet toegestaan in het verenigingsgebouw van IJsclub IJsvermaak Oldemarkt.
  2. Buiten op het terras zijn hiervoor voorzieningen aangebracht.

 

Aansprakelijkheid

  1. De vereniging is niet aansprakelijk voor ongevallen of schade, van welke aard ook, welke haar leden is overkomen.
  2. Eenieder die zich op het terrein of in het verenigingsgebouw van IJsclub IJsvermaak Oldemarkt bevindt, in welke hoedanigheid ook, bevindt zich daar voor eigen rekening en risico.
  3. IJsclub IJsvermaak Oldemarkt aanvaardt op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor diefstal van zaken.
  4. Bestuur en ijsmeesters zijn verzekerd tegen aansprakelijkheid via de KNSB door de IJsclub IJsvermaak Oldemarkt en de vrijwilligers zijn verzekerd via de Gemeente.
  5. De lijst met bestuursleden en ijsmeesters wordt elk jaar bijgewerkt en verstuurd naar de KNSB voor de verzekeringmaatschappij.

 

Beeld- en geluidsmateriaal

  1. De persoonlijke gegevens van de leden, worden gebruikt voor het expliciete doel waarvoor deze zijn verzameld, namelijk de ledenadministratie. De persoonlijke gegevens zullen in geen geval ter beschikking gesteld worden aan derden en worden niet op het internet geplaatst zonder toestemming van betrokkene. 

 

Privacyverklaring

  1. De persoonlijke gegevens van de leden, worden gebruikt voor het expliciete doel waarvoor deze zijn verzameld, namelijk de ledenadministratie. De persoonlijke gegevens zullen in geen geval ter beschikking gesteld worden aan derden en worden niet op het internet geplaatst zonder toestemming van betrokkene.

 

Wijziging huishoudelijk reglement

  1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen slechts worden aangebracht ten gevolge van een besluit van de algemene ledenvergadering.
  2. Het bestuur kan een (tekst)voorstel doen tot wijziging van dit huishoudelijke reglement.
  3. Het bestuur publiceert voor de start van het nieuwe seizoen het geldende huishoudelijk reglement op haar website en legt het ter inzage in het verenigingsgebouw van IJsclub IJsvermaak Oldemarkt.
  4. Ieder lid wordt geacht met de inhoud van het reglement bekend te zijn en zich daaraan te houden.

 

Slotbepalingen

  1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, alsmede in twijfelgevallen, beslist het bestuur.
  2. Indien een onderwerp van dit reglement voor meerdere uitleg vatbaar mocht zijn, of indien onderwerpen elkaar tegenspreken, zal door het bestuur een uitspraak worden gedaan.
  3. Dit huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten in strijd met de statuten.
  4. Dit huishoudelijk reglement gaat inwerking op 9 november 2023, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering.
  5.